Association Updates & Recent Developments

[Kyle Spencer]

Dear AFIX Members,

[La traduction française est ci-dessous]

I'm writing to provide an update on our progress developing the
association's internal infrastructure, planning for AfPIF 2025, and
expanding our operational capacity. Here are the key highlights:

Governance: We have successfully integrated the newly elected members
of the Board of Directors. We are excited about the fresh expertise
and enthusiasm they bring to the table, and we look forward to working
together.

Financial Infrastructure: We have established a bank account, secured
a debit card, and received an initial $50,000 of funding from ISOC. In
the interest of financial transparency and accountability, we have
implemented a basic back-end accounting process to track our income
and expenses. We have also begun exploring various ways to diversify
our income and reduce our dependence on traditional donor funding in
the long-term.

Hiring Key Roles: We are working to develop our internal capacity in
order to take on more of the tasks that are currently managed by ISOC,
especially in relation to AfPIF. In line with this, we have finalised
the Terms of Reference (ToR) documents for several key positions
including the Executive Director, Fundraising Manager, Communications
Manager, and AfPIF Logistics Manager. We have also developed a hiring
process which we will soon implement to recruit and onboard these
members of our team. Our goal is to have these roles filled by the end of
January 2025.

AfPIF 2025: Preparations for AfPIF 2025 are underway in collaboration
with ISOC and our local hosts in Nigeria. We have established internal
coordination channels, set up bi-weekly planning meetings, and will
soon be visiting Lagos for a site survey during the week of November
18th. This visit will involve meeting with the local host, touring
potential venues, engaging with local sponsors, and connecting with
service providers who will help us deliver the event.

Documentation & Process Development: In order to ensure consistency
and facilitate knowledge transfer, we are gradually expanding our
documentation of organisational processes and operational information
as we undertake this project. We hope that this will support more
effective operations and smoother transitions for our team as we
continue to grow.

Communications: We have updated our website to include a list of
current board members with profile photos and biographies in order to
give the association's online presence a more human feel:
https://www.af-ix.net/about

I hope this update was informative. Please let us know if you have any
questions. We will try to provide an additional update following our
visit to Lagos. Thanks as always for your continued support.

[ Traduction française via ChatGPT ]

Je vous écris pour vous fournir une mise à jour sur nos progrès
concernant le développement de l'infrastructure interne de
l'association, la planification de l'AfPIF 2025, et l'expansion de
notre capacité opérationnelle. Voici les principaux points à retenir :

Gouvernance : Nous avons intégré avec succès les nouveaux membres élus
du conseil d'administration. Nous sommes ravis de l'expertise et de
l'enthousiasme qu'ils apportent, et nous nous réjouissons de
travailler ensemble.

Infrastructure financière : Nous avons établi un compte bancaire,
sécurisé une carte de débit, et reçu un financement initial de 50 000
$ de l'ISOC. Dans un souci de transparence et de responsabilité
financière, nous avons mis en place un processus de comptabilité
interne pour suivre avec précision nos revenus et dépenses. Nous avons
également commencé à explorer différentes façons de diversifier nos
sources de revenus et de réduire notre dépendance au financement
traditionnel à long terme.

Recrutement de postes clés : Nous travaillons à développer notre
capacité interne afin de prendre en charge davantage de tâches
actuellement gérées par l'ISOC, notamment en ce qui concerne l'AfPIF.
Dans cette optique, nous avons finalisé les documents des Termes de
Référence (ToR) pour plusieurs postes clés, y compris le Directeur
Exécutif, le Responsable de la Collecte de Fonds, le Responsable des
Communications, et le Responsable Logistique de l'AfPIF. Nous avons
également élaboré un processus de recrutement que nous mettrons
bientôt en œuvre pour recruter et intégrer ces membres dans notre
équipe. Notre objectif est de pourvoir ces postes d'ici la fin janvier
2025.

AfPIF 2025 : Les préparatifs de l'AfPIF 2025 sont en cours en
collaboration avec l'ISOC et nos hôtes locaux au Nigeria. Nous avons
établi des canaux de coordination internes, mis en place des réunions
de planification bimensuelles et nous nous rendrons bientôt à Lagos
pour une visite de site durant la semaine du 18 novembre. Cette visite
comprendra des rencontres avec l'hôte local, des visites de lieux
potentiels, des échanges avec des sponsors locaux, et des connexions
avec des prestataires de services qui nous aideront à organiser
l'événement.

Documentation et développement de processus : Afin d'assurer la
cohérence et de faciliter le transfert de connaissances, nous étendons
progressivement la documentation des processus organisationnels et des
informations opérationnelles à mesure que nous avançons dans ce
projet. Nous espérons que cela soutiendra des opérations plus
efficaces et des transitions plus fluides pour notre équipe au fur et
à mesure de notre croissance.

Communications : Nous avons mis à jour notre site Web pour inclure une
liste des membres actuels du conseil d'administration avec des photos
de profil et des biographies, afin de donner une dimension plus
humaine à la présence en ligne de l'association :
https://www.af-ix.net/about

J'espère que cette mise à jour a été instructive. N'hésitez pas à nous
faire savoir si vous avez des questions. Nous essaierons de fournir
une mise à jour supplémentaire après notre visite à Lagos. Merci comme
toujours pour votre soutien continu.

Regards,
Kyle Spencer
On Behalf of the Board of Directors

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Cell / WhatsApp / Signal: +256786350675