Association Updates & Recent Developments

[Kyle Spencer]

Dear Members,

[La traduction française est ci-dessous]

I'm writing on behalf of the Board of Directors to provide another
update on the association's development and progress since my last
email:

Staffing: We are excited to announce that we just hired our first two
team members: Ashley Nkakyekorera, our new Logistics Manager, and
Timothy Mugenyi, our new Fundraising Manager. Both were selected
through a highly competitive interview process conducted by the board
of directors. They are now working closely with their counterparts at
ISOC to transition into their roles. As part of this process, we
developed an Employment Agreement and worked with a lawyer to confirm
that it aligns with Rwandan law. This agreement was used to hire both
of these employees and also recently used to formalise my role as
Executive Director. Note that we are also preparing to hire a
Communications Manager and a Technical Consultant and will be sharing
more information about this in the coming weeks.

AfPIF 2025: Planning is on schedule for AfPIF 2025. We hired a
Professional Conference Organiser (PCO) in Lagos who is helping us
finalise negotiations with the selected conference venue. Once this is
done we will make a public announcement to launch the event with full
details including event registration instructions. The Program
Committee (PC) has also begun their work. They just conducted a Call
for Applications to revitalise their membership and will soon announce
a Call for Papers.

AfPIF 2026: We're preparing to launch a Call for Hosts and look
forward to exploring this opportunity with potential hosts and
partners.

Fundraising: We're happy to announce that ISOC has agreed to send us a
second round of funding to support our association's development. As
always, we are extremely grateful for their support! While ISOC's
funding ensures that we will have the resources necessary to undertake
the transition process, we must urgently work to find new ways to
generate income from other sources in order to ensure that the
association can independently generate an annual surplus. I will be
working with our new Fundraising Manager to come up with a plan for
this in the coming months.

I hope this update was informative. Please let us know if you have any
questions, and thanks as always for your continued support!

Regards,
Kyle Spencer

[ Traduction française via AI ]

Dear Members,

Je vous écris au nom du Conseil d'administration pour vous fournir une
mise à jour supplémentaire sur le développement et le progrès de
l'association depuis mon dernier courriel :

Personnel : Nous sommes ravis de vous annoncer avoir embauché nos deux
premiers membres du personnel : Ashley Nkakyekorera, notre nouveau
Responsable des Logistique, et Timothy Mugenyi, notre nouveau
Responsable des Fonds. Les deux ont été sélectionnés à travers un
processus d'interview très compétitif mené par le conseil
d'administration. Ils travaillent désormais étroitement avec leurs
homologues chez ISOC pour se transitionner dans leurs rôles. En tant
que partie intégrante de ce processus, nous avons développé un Contrat
d'emploi et avons travaillé avec un avocat pour nous assurer qu'il est
conforme à la loi rwandaise. Ce contrat a été utilisé à embaucher les
deux employés, ainsi que récemment utilisé pour formaliser mon rôle de
Directeur exécutif. Notons que nous préparons également à embaucher un
Responsable des Communications et un Consultant techniques et nous
vous tiendrons informé de plus sur cette affaire dans les semaines à
venir.

AfPIF 2025 : Les plans sont en bonne voie pour AfPIF 2025. Nous avons
embauché un Organisateur de Conférences Professionnel (PCO) à Lagos
qui aide à finaliser les négociations avec la venue de conférence
choisie. Une fois que cela est fait, nous ferons une publicité
officielle pour lancer l'événement avec les détails complets, y
compris les instructions de registration de l'événement. Le Comité de
Programme (PC) a également commencé leur travail. Ils ont récemment
lancé un appel à candidatures pour revitaliser leur adhésion et
annoncer bientôt un appel à propositions.

AfPIF 2026 : Nous préparons à lancer un appel à candidatures pour
héberger et nous sommes impatients d'explorer cette opportunité avec
les potentiels hébergeurs et partenaires.

Fonds : Nous sommes heureux de vous annoncer que ISOC a accepté de
nous envoyer un deuxième tour de financement pour soutenir le
développement de notre association. Comme toujours, nous sommes
extrêmement reconnaissants de leur soutien ! Bien que le financement
d'ISOC garantisse que nous avons les ressources nécessaires pour mener
le processus de transition, nous devons travailler urgément pour
trouver de nouvelles façons de générer des revenus à partir d'autres
sources afin de s'assurer que l'association peut générer un surplus
annuel indépendamment. Je travaillerai avec notre nouveau Responsable
des Fonds pour élaborer un plan pour cela dans les mois à venir.

J'espère que cette mise à jour vous a été informative. Merci de nous
faire savoir si vous avez des questions et merci à nouveau pour votre
soutien continu !

Regards,
Kyle Spencer
On Fri, Nov 8, 2024 at 9:30 PM Kyle Spencer <kyle at stormzero.com> wrote:
>
> Dear AFIX Members,
>
> [La traduction française est ci-dessous]
>
> I'm writing to provide an update on our progress developing the
> association's internal infrastructure, planning for AfPIF 2025, and
> expanding our operational capacity. Here are the key highlights:
>
> Governance: We have successfully integrated the newly elected members
> of the Board of Directors. We are excited about the fresh expertise
> and enthusiasm they bring to the table, and we look forward to working
> together.
>
> Financial Infrastructure: We have established a bank account, secured
> a debit card, and received an initial $50,000 of funding from ISOC. In
> the interest of financial transparency and accountability, we have
> implemented a basic back-end accounting process to track our income
> and expenses. We have also begun exploring various ways to diversify
> our income and reduce our dependence on traditional donor funding in
> the long-term.
>
> Hiring Key Roles: We are working to develop our internal capacity in
> order to take on more of the tasks that are currently managed by ISOC,
> especially in relation to AfPIF. In line with this, we have finalised
> the Terms of Reference (ToR) documents for several key positions
> including the Executive Director, Fundraising Manager, Communications
> Manager, and AfPIF Logistics Manager. We have also developed a hiring
> process which we will soon implement to recruit and onboard these
> members of our team. Our goal is to have these roles filled by the end of
> January 2025.
>
> AfPIF 2025: Preparations for AfPIF 2025 are underway in collaboration
> with ISOC and our local hosts in Nigeria. We have established internal
> coordination channels, set up bi-weekly planning meetings, and will
> soon be visiting Lagos for a site survey during the week of November
> 18th. This visit will involve meeting with the local host, touring
> potential venues, engaging with local sponsors, and connecting with
> service providers who will help us deliver the event.
>
> Documentation & Process Development: In order to ensure consistency
> and facilitate knowledge transfer, we are gradually expanding our
> documentation of organisational processes and operational information
> as we undertake this project. We hope that this will support more
> effective operations and smoother transitions for our team as we
> continue to grow.
>
> Communications: We have updated our website to include a list of
> current board members with profile photos and biographies in order to
> give the association's online presence a more human feel:
> https://www.af-ix.net/about
>
> I hope this update was informative. Please let us know if you have any
> questions. We will try to provide an additional update following our
> visit to Lagos. Thanks as always for your continued support.
>
> [ Traduction française via ChatGPT ]
>
> Je vous écris pour vous fournir une mise à jour sur nos progrès
> concernant le développement de l'infrastructure interne de
> l'association, la planification de l'AfPIF 2025, et l'expansion de
> notre capacité opérationnelle. Voici les principaux points à retenir :
>
> Gouvernance : Nous avons intégré avec succès les nouveaux membres élus
> du conseil d'administration. Nous sommes ravis de l'expertise et de
> l'enthousiasme qu'ils apportent, et nous nous réjouissons de
> travailler ensemble.
>
> Infrastructure financière : Nous avons établi un compte bancaire,
> sécurisé une carte de débit, et reçu un financement initial de 50 000
> $ de l'ISOC. Dans un souci de transparence et de responsabilité
> financière, nous avons mis en place un processus de comptabilité
> interne pour suivre avec précision nos revenus et dépenses. Nous avons
> également commencé à explorer différentes façons de diversifier nos
> sources de revenus et de réduire notre dépendance au financement
> traditionnel à long terme.
>
> Recrutement de postes clés : Nous travaillons à développer notre
> capacité interne afin de prendre en charge davantage de tâches
> actuellement gérées par l'ISOC, notamment en ce qui concerne l'AfPIF.
> Dans cette optique, nous avons finalisé les documents des Termes de
> Référence (ToR) pour plusieurs postes clés, y compris le Directeur
> Exécutif, le Responsable de la Collecte de Fonds, le Responsable des
> Communications, et le Responsable Logistique de l'AfPIF. Nous avons
> également élaboré un processus de recrutement que nous mettrons
> bientôt en œuvre pour recruter et intégrer ces membres dans notre
> équipe. Notre objectif est de pourvoir ces postes d'ici la fin janvier
> 2025.
>
> AfPIF 2025 : Les préparatifs de l'AfPIF 2025 sont en cours en
> collaboration avec l'ISOC et nos hôtes locaux au Nigeria. Nous avons
> établi des canaux de coordination internes, mis en place des réunions
> de planification bimensuelles et nous nous rendrons bientôt à Lagos
> pour une visite de site durant la semaine du 18 novembre. Cette visite
> comprendra des rencontres avec l'hôte local, des visites de lieux
> potentiels, des échanges avec des sponsors locaux, et des connexions
> avec des prestataires de services qui nous aideront à organiser
> l'événement.
>
> Documentation et développement de processus : Afin d'assurer la
> cohérence et de faciliter le transfert de connaissances, nous étendons
> progressivement la documentation des processus organisationnels et des
> informations opérationnelles à mesure que nous avançons dans ce
> projet. Nous espérons que cela soutiendra des opérations plus
> efficaces et des transitions plus fluides pour notre équipe au fur et
> à mesure de notre croissance.
>
> Communications : Nous avons mis à jour notre site Web pour inclure une
> liste des membres actuels du conseil d'administration avec des photos
> de profil et des biographies, afin de donner une dimension plus
> humaine à la présence en ligne de l'association :
> https://www.af-ix.net/about
>
> J'espère que cette mise à jour a été instructive. N'hésitez pas à nous
> faire savoir si vous avez des questions. Nous essaierons de fournir
> une mise à jour supplémentaire après notre visite à Lagos. Merci comme
> toujours pour votre soutien continu.
>
> Regards,
> Kyle Spencer
> On Behalf of the Board of Directors
>
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